Prioriser, c'est décider ce qu'on ne fera pas
Classer des tâches par importance ne prioriser rien tant qu'on ne retire rien. Le vrai exercice est un exercice de renoncement.
La plupart des exercices de priorisation produisent une liste ordonnée et aucune décision. On sait dans quel ordre faire les choses, on n'a rien retiré, et la charge est identique.
Le point de bascule
Une priorisation ne commence à servir qu'au moment où quelque chose sort de la liste — définitivement, pas « pour plus tard », qui est une façon de ne pas décider.
C'est inconfortable parce que ça oblige à assumer un renoncement devant quelqu'un. C'est aussi la seule chose qui change la charge de travail.
Une liste où tout est prioritaire n'a pas de priorité. Elle a un ordre, ce qui n'est pas la même chose et ne soulage personne.
Les questions qui font sortir des éléments
- Que se passe-t-il si on ne le fait pas ? Beaucoup de tâches n'ont pas de réponse à cette question. C'est la plus efficace.
- Qui a demandé ça, et est-ce toujours d'actualité ? Une part significative de ce qui traîne dans une liste répond à un besoin qui a disparu.
- Est-ce que ça devait être fait par nous ?
- Quelle est la version minimale acceptable ? Souvent, ce n'est pas la tâche qu'il faut retirer, c'est son ampleur.
Le nombre de priorités simultanées
Peu, et c'est le point sur lequel les organisations tiennent le moins. Multiplier les chantiers simultanés ne fait pas avancer plus vite : ça allonge la durée de chacun et ça multiplie les changements de contexte, qui coûtent du temps sans produire de travail.
Limiter le nombre de choses en cours en même temps est le changement d'organisation dont j'ai constaté le plus d'effet, et celui qui rencontre le plus de résistance — parce qu'il rend visible ce qui n'avance pas.
Ce que je n'utilise plus
Les matrices à deux axes. Elles ont un usage pédagogique et, en pratique, tout finit en case « important et urgent », parce que le classement dépend de qui le fait et que personne ne veut mettre son sujet ailleurs.
La question « que se passe-t-il si on ne le fait pas », posée à voix haute, produit de meilleurs résultats que n'importe quel outil de classement.
